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    會議策劃之會議現場的注意要點及其相關注意細節的說明
    2019-05-22 10:27

    在我們日常工作中,不管是大小的企業,還是各個機構中,我們都是會涉及到各式各樣的會議,而其中,進行一場會議需要準備的事情也是較多的,其中就不可缺少會議的策劃方案了,而今天我們要了解的就是這方面的知識了。下面我們就“會議策劃之會議現場的注意要點及其相關注意細節的說明”來詳細了解下。

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    【會議策劃介紹中小型會議現場的注意事項】


    一個企業不只是年底才會舉行會議,一年之中企業會舉行大大小小不同的會議,而會議開始前都會進行前期的籌備工作,比如會議宗旨、會議主題、會議時間、會議地點等等,不只是大型會議需要策劃,同樣,小會議也是需要策劃的,也需要成立籌備小組。但是中小型會議又與大型會議不同,接下來跟著天澤傳媒小編一起來看看中小型會議現場需要注意哪幾個方面。

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    一、賓客姓名標簽的擺放        


    當下流行的是圓桌會議,這樣賓客就可以不分主次、先后。如果正好圓桌會議室怎么辦?那就只好選擇長型會議桌,長型會議桌就一定要把順序安排好,這個是至關重要的。一般會議主辦人應在坐在右前方,賓客的主角坐在對面,依次類推。當然也可靈活掌握,要有利于賓客的發言,提升會議氣氛。  


    二、鮮花、水果的布置        


    桌面擺放鮮花、水果,為會議室增添一絲亮點。如有提前到達的嘉賓,這時一定要做好接待工作,不能讓客人感到冷場,可以給給每個與會人員發一份會議資料。當嘉賓陸續到齊后,吩咐會場服務人員倒上茶水。  


    三、投影、擴音設備的提前布置調試        


    會議前1小時要調試好擴音設備,且投影幕布盡量不要擋住會議室內主題幕布或條幅。  


    四、主持人要提升會議氣氛        


    主持人要會利用各種方法使會議緊扣主題,提升會議氣氛,使每個與會人員參與其中,從而達到預期的效果。 


     五、制定會議紀律        


    在會議入場前,提醒參會人員進入會場前把手機調至振動或關機,避免擾亂會議秩序。 


    六、做好會議記錄        


    詳細記錄會議的要點和細節,準備會議紀要,以便于會后做出客觀的會議評估。起到一個支持的作用,負責準確記錄會議的要點并發放會議紀要,確認執行人及完成時間。會議管理看似簡單,實質上就算再小的會議,如果要把它做好也是得廢一番苦心的。 


    【會議策劃介紹會議注意事項有哪些】


    在會議進行中需要的注意事項必須在策劃中,下面就會議注意事項的內容進行簡單的介紹。


    1、會議場所的選擇有很多種,常用的是公司的會議室;有時公司會在周末安排員工到一個山清水秀的度假勝地,一邊開會,一邊度假;至于大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。

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    2、不管采用哪種方式,對會場的基本要求是一致的,即:會場應該舒適寬敞,隔音效果好,采光通風良好,沒有其他干擾,有窗簾,便于在放投影資料時看得清楚,安靜不嘈雜,空調良好,插座、電源、白板、麥克風等設備齊全。


    3、用文字記錄會議的相關事項在準備會議的過程中,有關會議的各個事項,如時間、地點、會議議程等等都應該用文字記錄下來,便于在后續工作中察看。


    4、有關會議的決定、通知等要打印出來發給相關人員,不能只進行口頭通知,俗話說“口說無憑”,有時候秘書已經通知了各個部門主管,可是有的人忙起來就忘記了,所以必須把工作做細致。做到以上策劃的流程,在會議展開時必定得到滿意的效果和取得圓滿的成功。


    以上關于“會議策劃介紹中小型會議現場的注意事項”和“會議策劃介紹會議注意事項有哪些”的介紹,希望能讓您了解“會議策劃之會議現場的注意要點及其相關注意細節的說明”帶來幫助。

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