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    關于會議策劃前應做的準備以及方法
    2019-04-17 15:09

    會議策劃具體來說就是根據會議的目的應用一定的方法、決策而做出富含創意的設計方案,在制作過程中一定對會議的目的做詳細的了解。關于會議策劃前應做的準備以及方法,下面文章做詳細介紹。以下關于“關于會議策劃前應做的準備以及方法”的介紹。

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    【會議策劃前應做好的準備】


    1、確定好會議的主題 會議的主題,可以說是整個會議策劃的指導思想。整場會議不管是形式、內容、任務、議程還是期限、工作人員等,都需要在會議的主題確定下來之后再加以確定。

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    2、擬定會議通知。 會議通知應該包括以下六項。會議標題,這里需要重點交代會議名稱;會議主題與內容,這是對會議宗旨的介紹;會議時間,要重點明確會議的開始和結束時間;報到的時間與地點,尤其是對交通路線,要進行特別說明,方便與會嘉賓快速找到地方;會議的出席對象,如對象可選派,則應規定具體條件; 


    3、起草會議文件 會議所用的各項文件材料,均應于會前準備完成。其中的主要材料,還應做到與會者人手一份。需要認真準備的會議文件材料主要的當數開幕詞、閉幕詞和主題報告。


    4、要為與會者做好完善的接待工作安排 與會人員的交通、膳食、住宿、安全問題等等都是會議策劃者需要做好充分準備的。 


    5、做好會議會場的布置工作 一場會議中,會場布置要按照會議要求排。會議場地不應該安排過大,顯得空曠,人氣不旺;也不能安排太小的地方,使得會場擁擠不堪。


    6、選擇合適的會議場地 會議場地選擇,如果沒有特別的要求或者需要固定的場地,則要考慮選擇相對來說交通比較方便的地方。要方便停車、而且要方便安排住宿。


    【想要策劃好一場會議必須用心去做】


    現代社會中,信息溝通的重要性日益凸顯。會議活動因為有助于信息的傳達與交流,而得到廣泛的開展。對于一場會議來說,精心的策劃與安排,還不能圓滿詮釋會議的完整性。而一款溫馨的會議禮品,不僅能夠給與與會者美好的祝福和良久的回味,更能夠體現主辦方的關懷和祝愿,增強會議效果,因此不可或缺。

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    會議禮品是有關單位在會議場合為了加強與彼此之間的感情及商務交流贈送給對方的紀念性禮品。一般都帶有主辦單位名稱及標志。


    但因為會議的形式與主題的限制,會議禮品的選擇空間相對較小,而新意匱乏。當相同與會者再三收到同質產品,只會興趣衰退,使會議禮品淪為“雞肋”之選。選擇何種會議禮品,才能貼近會議主題,傳達會議理念,同時,以與眾不同的特點吸引到受贈者的注意力呢?


    會議禮品策劃定制:精致化、健康類、高端禮品才是會議禮品的首要選擇


    選擇會議禮品要素就是禮品的需求分析與定位。會議的不同決定了會議禮品需求的多元化,所以一定要要對會議有一個全方位的認識,這樣有助于贈送方對禮品更為適合做出準確判斷。


    在特定時間、環境里召開的會議,多少會受到來自于外界形勢的影響。如在舉行的會議,可以選擇一些特色禮品,這些禮品一來有很好的風味,而來可以與會議環境相關。


    會議性質是決定如何選擇會議禮品的又一關鍵因素。從會議性質上劃分,會議可以簡單的分為政府會議、商務會議和慶典會議。其中政府會議,如:巡回招商會、協商會等,此類會議禮品則多數具有紀念意義與地方人文特色。


    當會議性質明確后,禮品選購的定位方向輪廓初現。當然至于選擇什么樣的禮品,還應該根據會議的主題與內容,進一步細化;商務會議包括:新品發布會、新品發布會等,饋贈禮品商務目的明確,對是主辦方對嘉賓額外的犒勞與感謝;慶典會議包括:企業年度會議、分公司開業慶祝會等,饋贈禮品旨在營造喜慶的氛圍,突出歡慶的主題。


    會議圍繞議題而展開,會議的組織安排上要考慮到是否充分表現議題,而禮品饋贈作為會議的一個環節,也應該契合會議的主題與內容,需要注意的是,依據主題內容選擇禮品,并不是每種會議都適用,如學術型與經濟型的會議,因為主題內容過于深奧,與具體形態的禮品沒有交接點,就不適宜采取此類方式。


    另外,參會人群職業背景,年齡與生活習慣也決定了禮品定位方向。作為饋贈品,只有得到受贈者的認可與喜愛,才能體現出價值所在。以饋贈方的角度來看,也許采購的禮品經過了精挑細選,涵蓋了諸如精美、貼心、實用等各種優勢,但只要受贈者不以為然,就可以直接判定禮品選擇為失敗。在會議禮品采購之前,一定要做好“功課”,詳細分析參會者的組成結構,并“投其所好”,讓禮品發揮價值化的作用。


    從一般的禮品選擇程序上來看,考慮到以上因素,禮品會保持一個大致的水準,而現實操作中,因為禮品的差異性與特殊性,還要進而考慮一些禮品饋贈的后續問題。


    會議饋贈時,大件禮品有排場,既能體現饋贈者的慷慨與實力,又能帶給受贈者驚喜,然后如果參會者是來自另外一個城市,而交通顛簸,那么收禮的驚喜很快會轉化成對禮品運輸的顧慮,甚至可能轉化成對饋贈者的抱怨——“送我這么大件的禮品不是為難我嗎?”。當然具體要考慮的還有后續保養、保存、時效性等,這些因素的限制會進一步縮小了禮品選擇的范圍。


    會議禮品還有具有“高調出手”的特點。因為會議禮品饋贈采取的是公共場合中點對面的方式,禮品太“含蓄”,不免小家子氣,而且會由受贈者的挑剔擴散為普遍的不滿,非但不能達成贈送目的,還會影響饋贈者的聲譽。


    以上關于“會議策劃前應做好的準備”和“想要策劃好一場會議必須用心去做”的介紹,希望能讓您了解“關于會議策劃前應做的準備以及方法”帶來幫助。

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